Деловое предложение - это письменный документ, отправляемый потенциальному клиенту для получения конкретной работы. Предложения могут быть запрошенными или незапрошенными. Клиент может просто запросить предложение по проекту во время телефонного разговора, сказав: «Вы знаете, это звучит интересно. Почему бы вам не прислать мне предложение по этому поводу? В других случаях предложение может быть формальным приглашением, обычно называемым RFP (запрос предложения). RFP также почти всегда являются документами. В них указывается продукт или услуга, которые будут предоставлены, требуемая квалификация и крайний срок подачи заявки. Поступившие предложения, очевидно, означают, что клиент уже решил совершить покупку. Остается только выбрать продавца. Напротив, незапрошенное предложение часто представляет собой торговую презентацию, одетую в другую мантию, но предложение специально нацелено на четко определенную и ограниченную деятельность. Примером незапрошенного предложения является представление плана книги издателю, аргументируя популярность темы, новизну подхода и достоинства автора.
Деловые предложения нужно отличать от оценки . Во многих сферах деятельности малого бизнеса оценка служит той же цели, что и предложение. Это документ, подтверждающий продажу кровли, укладки мощения или ежемесячной уборки дома. Но там, где используются оценки, квалификация продавца и его или ее метод выполнения работы также устанавливаются, но другими способами - обычно путем собеседования или обращения к продавцу. Иногда предполагается, что продавец подходит для этой работы, потому что бизнес уже имеет хорошую репутацию. С другой стороны, предложения обычно включают сложные или необычные разовые услуги, такие как благоустройство парка, обследование рынка или строительство нефтеперерабатывающего завода. В этих случаях подход к работе, дизайн, реализация, график и даже эстетика требуют большего, чем просто смету в долларах.
Многие предприятия сферы услуг работают исключительно на основе предложений. В других случаях предложение иногда требуется, иногда нет. В высокотехнологичных областях предложение может быть заполнено сухими списками технических спецификаций и / или деталей процесса. Но важно помнить, что предложения всегда в первую очередь торговые документы .
ЭЛЕМЕНТЫ ПРЕДЛОЖЕНИЯ БИЗНЕСА
В большинстве отраслей предложения имеют четко определенный формат, специфичный для конкретной области. Примерами могут быть услуги по электромонтажу крупных высотных домов или заливка фундамента пригородной застройки. В таких случаях участник торгов должен сначала получить старые предложения и следовать структуре, обычно используемой его торговлей на этом рынке. В таких профессиях, как архитектура и ландшафтный дизайн, визуальная презентация, иногда даже модель, занимает центральное место в продаже. То же самое и с рекламным предложением. В этих трех областях - есть и другие - фактическая презентация обычно представляет собой встречу. Любой документ является дополнительным и имеет тенденцию резюмировать презентацию с дополнительными так называемыми «шаблонными», то есть административными деталями.
Далее следует обсуждение более общих предложений, обычно связанных с исследованиями, опросами или услугами (например, услуги по защите складского комплекса). В таких предложениях применяется следующая общая структура.
Все предложения состоят как минимум из двух отдельных частей: сопроводительного письма и самого документа предложения. Кроме того, иногда одно или несколько приложений могут быть снабжены диаграммами, графиками, фотографиями, картами и т. Д. Краткие предложения, также иногда называемые «предложениями в письменном виде», объединяют первые две части в одну заявку, обычно не более шести-восьми страниц.
В Сопроводительное письмо служит сопроводительным документом. Многие участники торгов также используют сопроводительное письмо, чтобы изложить суть предложения в очень сокращенной форме, выделить квалификацию участника торгов, назвать цену и запросить заказ.
В документ с предложением обычно имеет следующую структуру:
- Титульная страница. Эта часть обычно включает ваше имя и название вашей компании, имя человека или компании, которым подано предложение, и дату подачи.
- Оглавление. Обычно это не требуется для более коротких предложений, но иногда они используются для сложных официальных предложений. В тех случаях, когда разные отделы клиента будут рассматривать отдельные части документа по отдельности, оглавление является полезным средством быстрого направления читателя к таким темам, как «Электрооборудование, конструкции, отопление и охлаждение (в строительном проекте)» или «Еда». Услуги, музыка, развлечения, транспортные услуги (в рамках проекта по организации фестиваля).
- Управляющее резюме. Резюме может быть включено сюда или может быть передано в сопроводительном письме.
- Постановка проблемы / вопрос / работа. В этом разделе в перефразированной форме повторяются цели и задачи клиента, как они интерпретируются участником торгов. Включение этого повторного изложения проблемы полезно для демонстрации клиенту того, что участник торгов правильно понимает проблему.
- Подход. В этом разделе претендент резюмирует предлагаемый им подход к решению проблемы клиента или выполнению необходимой задачи. Предлагаемый подход часто является ключом к успеху в работе - если цена подходящая - потому что он показывает уникальные средства, способы мышления или приемы, почему они решают проблему и почему они превосходят альтернативы. Подробности в разделе нет. Подробности оставлены на усмотрение Методологии. Но в нем представлены стратегические элементы предложения и аргументы в их пользу.
- Методология. В этом разделе подробно рассказывается о том, как будет осуществляться Подход. Уровень детализации должен быть достаточным, чтобы убедительно передать клиенту, что произойдет, не запутываясь в мелочах.
- Квалификация претендента. В разделе представлена документация, почему этот претендент должен быть выбран на основе квалификации, прошлой истории и успешного выполнения аналогичных работ в прошлом.
- Расписание и ориентиры. Здесь показаны основные элементы задания на временной шкале. При необходимости определяются конкретные контрольные показатели, указывающие на успешное достижение промежуточных целей.
- Предложение по стоимости, графики платежей и юридические вопросы. В заключение участник торгов представляет цену настолько подробно, насколько это требуется в RFP. Всегда разумно точно указать, когда участник торгов ожидает получить частичную оплату по мере продолжения работы. Если речь идет о юридических вопросах, их можно разместить здесь. Если они длинные, они могут заслужить отдельного раздела.
УСПЕШНЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
Успешные предложения - это, прежде всего, то, что клиенты называют «отзывчивыми», что означает, что участник торгов выполнил свою домашнюю работу, хорошо знаком с потребностями и чаяниями клиента и внимательно отреагировал на все аспекты запроса предложений. Отзывчивость в конечном итоге гораздо важнее, при прочих равных, чем визуальная привлекательность презентации или даже плавность ее написания. Красивое и хорошо написанное предложение, которое упускает или игнорирует ключевые элементы проекта клиента, проиграет скучному предложению, которое в остальном отвечает требованиям. Написание в Бизнес-журнал Лос-Анджелеса , Шэрон Берман отметила, что «домашнее задание и необходимые приготовления могут иметь решающее значение. Это особенно важно в свете огромных затрат времени и усилий на подготовку профессионального предложения ». Заблаговременная встреча с ключевыми лицами, принимающими решения, и постановка зондирующих вопросов, чтобы точно определить, что они ищут, - это минимальная подготовка. Излишне говорить, что конкурентоспособная цена неизменно является решающим фактором между равными соперниками.
БИБЛИОГРАФИЯ
Берман, Шарон. «Как составлять бизнес-предложения, влияющие на клиентов». Бизнес-журнал Лос-Анджелеса . 3 января 2000 г.
Гиллиам, Стейси. «Усильте свое предложение». Черное предприятие . Июнь 2005 г.
Сант, Том. Убедительные бизнес-предложения . AMACOM, 1 декабря 2003 г.
