Электронная почта - самый распространенный документ в деловом мире. К сожалению, многие электронные письма настолько плохо написаны, что получателям приходится изо всех сил пытаться понять, почему они читают это письмо, и что они должны с этим делать.
Примечание: чтобы отточить свои навыки электронной почты, подпишитесь на мою бесплатный еженедельный информационный бюллетень.
Вот надежный метод написания электронных писем, которые сделают свою работу.
1. Имейте в виду конкретное решение.
Цель электронного письма - всегда чтобы получатель (и) принял какое-то решение. Иначе зачем писать это?
Поэтому, прежде чем что-либо писать, спросите себя: точно какое решение я хочу, чтобы получатель принял?
Черты личности в куспиде рака Близнецы
Как и во всех деловых письмах, расплывчатость - противоположность полезности. Чем яснее цель, тем убедительнее будет ваше письмо.
2. Начните с написания заключения.
Ваш вывод - это заявление о решении, которое вы хотите, чтобы получатель принял на основе содержания вашего электронного письма.
В школе, вероятно, учили начинать с введения и заканчивать заключением. Неправильный.
Ни у кого в деловом мире нет времени блуждать по развитию идеи. Если вы сразу не сообщите им причину электронного письма, скорее всего, они просто уйдут.
Итак, вы начнете с вывода. Например, предположим, что ваша цель - добиться от начальника разрешения на строительство собственного тренажерного зала.
НЕПРАВИЛЬНЫЙ:
Джим,
Как вы знаете, невыходы сотрудников на работу обычно считаются постоянной проблемой с серьезными финансовыми последствиями как для нашей компании, так и для других компаний в наших отраслях. [yada, yada, yada] Поэтому нам следует подумать о выделении денег на установку тренажерного зала в нашем головном офисе.
Знак зодиака на 21 декабря.
ВЕРНО:
Джим,
Я хочу, чтобы вы одобрили установку собственного тренажерного зала.
3. Разбейте аргумент в поддержку «удобоваримых кусков».
После того, как вы сформулировали свой вывод, сформулируйте аргументы, которые подтверждают ваш вывод (то есть решение, которое вы хотите принять). Чтобы сделать ваши аргументы «удобоваримыми», разбейте их на небольшие «куски» и представьте каждую точку в аналогичном формате и структуре предложения.
НЕПРАВИЛЬНЫЙ:
Согласно недавно опубликованному правительственному отчету, групповая физическая подготовка чрезвычайно важна, хотя очень немногие компании на самом деле демонстрируют ей приверженность! Многие фирмы считают физическую подготовку недооцененным конкурентным активом, но не имеют плана улучшений в этой области, хотя физическая подготовка тесно связана с корпоративным и индивидуальным экономическим и личным успехом. Я считаю, что, если мы не решим проблему физической подготовки, поскольку она повышает производительность труда, мы останемся позади.
ВЕРНО:
Собственный тренажерный зал:
- Уменьшить количество прогулов.
- Повышение общей производительности.
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами.
Говорят, что у каждого есть две вещи: сфинктер и свое мнение. Если вы не предоставите факты, подтверждающие ваши аргументы, ваше электронное письмо станет одним гигантским мнением и, следовательно, в глазах получателя вы, вероятно, будете казаться им, гигант ... ну ... вы поняли идею .
какой рост у делла карри
НЕПРАВИЛЬНЫЙ:
Собственный тренажерный зал сократит количество прогулов, потому что тогда люди захотят приходить на работу, а не оставаться дома, и они не будут так сильно болеть.
ВЕРНО:
- Уменьшить количество прогулов. Согласно опросу 1000 фирм, проведенному Национальным институтом здравоохранения, компании, имеющие собственные тренажерные залы, пропускают на 20% меньше времени, чем те, у которых нет таких помещений.
5. Повторите свой вывод как «призыв к действию».
В конце электронного письма повторите вывод таким образом, чтобы получатель мог сделать следующий шаг, который должен сделать получатель, при условии, что получатель теперь согласен с вашим выводом, основываясь на силе ваших аргументов и доказательств. Сделайте это простым и конкретным.
НЕПРАВИЛЬНЫЙ:
Мы будем очень признательны за вашу поддержку этого проекта.
ВЕРНО:
Если вы ответите на это письмо с одобрением, я начну процесс.
6. Поместите выгоду в тему письма.
Тема письма (также известная как «заголовок») - самая важная часть электронного письма, поэтому вы пишете ее в последнюю очередь, после того как записали как свое заключение, так и аргументы и доказательства, подтверждающие это заключение.
какой китайский год 1969
В идеале тема должна выполнять две важные задачи: 1) заинтересовать получателя в достаточной степени, чтобы электронное письмо было открыто и прочитано, и 2) подразумевать вывод, который вы хотите, чтобы получатель принял.
В большинстве случаев лучший способ выполнить обе задачи - это инкапсулировать выгоду (или выгоду), которая возникнет в результате решения, которое вы хотите, чтобы получатель принял.
НЕПРАВИЛЬНЫЙ:
Тема: Влияние фитнес-программ для сотрудников на здоровье
ВЕРНО:
Тема: Как уменьшить количество прогулов
Подводя итоги, вот два электронных письма:
НЕПРАВИЛЬНЫЙ:
Кому: Jim@Acme.com
Тема: Влияние фитнес-программ для сотрудников на здоровье
Джим,
Как вы знаете, невыходы сотрудников на работу обычно считаются постоянной проблемой с серьезными финансовыми последствиями как для нашей компании, так и для других компаний в наших отраслях. Собственный тренажерный зал сократит количество прогулов, потому что тогда люди захотят приходить на работу, а не оставаться дома, и они не будут так сильно болеть. Поэтому нам следует подумать о выделении денег на установку тренажерного зала в нашем головном офисе. Мы будем очень признательны за вашу поддержку этого проекта.
Джилл
Крис Перес, дата рождения
ВЕРНО:
Кому: Jim@Acme.com
Тема: Как сократить количество прогулов
Джим,
Я хочу, чтобы вы одобрили установку собственного тренажерного зала. Это будет:
- Уменьшить количество прогулов. Согласно опросу 1000 фирм, проведенному Национальным институтом здравоохранения, компании, имеющие собственные тренажерные залы, пропускают на 20% меньше времени, чем те, у которых нет таких помещений.
- Повысить продуктивность. У нас на 50% больше невыходов на работу, чем в других компаниях в нашей отрасли, поэтому сокращение этого числа на 20% автоматически увеличит нашу производительность на 10%.
Если вы ответите на это письмо с одобрением, я начну процесс.
Джилл
Серьезно, какое из двух писем, по вашему мнению, с большей вероятностью продвинет вперед вашу повестку дня?
Нравится этот пост? Если да, подпишитесь на бесплатная рассылка по источникам продаж .
