Разделение работы - это гибкий вариант работы, при котором два или, возможно, более сотрудников делят одну работу. Например, один человек может работать на определенной должности в понедельник и вторник, а второй человек может занимать ту же должность в четверг и пятницу. Оба человека могут работать в среду и использовать это время, чтобы информировать друг друга о текущем статусе различных проектов, над которыми они сотрудничают. Возможны и другие варианты расположения.
Совместное использование рабочих мест является несколько спорной альтернативой удаленной работе, гибкому рабочему графику, сжатым рабочим неделям и другим схемам, используемым предприятиями, чтобы предложить своим сотрудникам большую гибкость с точки зрения графиков работы без увеличения затрат и при сохранении производительности. Разделение работы - это вариант для сотрудников, которые хотят работать несколько короче. Во многих случаях должность с разделением работы требует, чтобы вовлеченные лица были готовы, чтобы с ними связывались в течение рабочей недели даже в те дни, когда они не работают, чтобы можно было ответить на вопросы и обеспечить максимальную координацию между двумя или более людьми, разделяющими должность. .
Согласно статье в Планы управления льготами журнала «Распределение рабочих мест достигло пика в 2001 году, когда 26 процентов компаний предложили это в качестве гибкого варианта работы, согласно недавнему отчету Общества управления человеческими ресурсами. Согласно исследованию SHRM, количество компаний, разрешающих разделение рабочих мест, упало до 17 процентов в 2004 году и составило 19 процентов в 2005 году ».
Совместное использование рабочих мест дает малому бизнесу шанс сохранить ценных сотрудников, которые либо приближаются к пенсии, либо создают семьи и подумали бы об увольнении, если бы более гибкие варианты не были доступны. Разделение работы также может помочь устранить необходимость в обучении новых сотрудников, если ценный сотрудник должен был покинуть компанию. Совместное использование работы может показаться пугающим для менеджеров, которые могут опасаться, что это может привести к путанице, большему количеству документов и множеству других неприятностей. Однако, если имеется надлежащий план и каждый сотрудник, работающий на совместном рабочем месте, несет ответственность за свои обязанности, этих проблем можно избежать.
ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ
Чтобы программа распределения рабочих мест была успешной, необходимо разработать твердый план, гарантирующий, что работа будет выполняться должным образом. Менеджеры должны уделять пристальное внимание тому, как работает система. Твердое общение между партнерами по работе и руководством, а также другими сотрудниками, не участвующими в программе разделения работы, является обязательным. При правильном выполнении разделение работы может привести к высокому уровню производительности - возможно, даже выше, чем уровень, обеспечиваемый одним традиционным сотрудником.
Первый шаг в реализации программы разделения работы - решить, можно ли разделить работу и есть ли вероятные кандидаты, с которыми можно ее разделить. Чаще всего эти кандидаты уже существуют в компании, хотя потенциальных соискателей вакансий можно нанять со стороны. Работа с четко определенными индивидуальными задачами лучше всего подходит для разделения работы. Те, которые являются более сложными, имеют тенденцию терпеть неудачу при таком расположении. Прежде всего, руководство должно быть привержено программе распределения рабочих мест, как и сотрудники, которые в ней участвуют.
Перед запуском программы распределения рабочих мест необходимо решить несколько конкретных вопросов. Это включает:
- Уточните, как будет распределяться заработная плата на должности между сотрудниками, разделяющими работу, и как будут покрываться часы.
- Определение того, как будут распределены отпуск и больничные между участниками.
- Разделение пособий по найму, обеспечивающее обеим сторонам некоторую защиту, но не обходящееся компании в два раза дороже, чем она понесла бы за одного сотрудника.
- Обдумайте детали того, кто будет нести ответственность за какие элементы работы.
- Заранее определите, как будет проводиться оценка занятости, чтобы сотрудники, разделяющие работу, знали, какая часть их оценки будет основана на продукте работы другого сотрудника.
Из-за необходимости очень тесного сотрудничества друг с другом работники, разделяющие работу, должны принимать участие в принятии решения, с кем они хотят разделить работу. По мнению авторов статьи «Управление планами выплаты пособий», «работники, совместно использующие рабочие места, должны найти своих собственных партнеров. Это дело потенциального сотрудника, а не работодателя, чтобы найти сотрудника, который хочет разделить работу ». Они идут, чтобы объяснить, что работодатели должны быть вовлечены в это решение, чтобы они могли убедиться, что партнеры по работе находятся на одном уровне карьеры и совместимы. Наконец, ситуация с разделением работы должна приносить пользу компании, а также вовлеченным в нее сотрудникам.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТЫ И СОТРУДНИКИ
Важно найти партнеров на должности с разделением работы, у которых есть совместимые и близкие друг другу стили работы, привычки, предпочтения, стандарты качества и коммуникативные навыки. Во многих случаях может быть выгодно, если сотрудники выбирают своих собственных партнеров, чтобы гарантировать выполнение этих условий. Чаще всего для работодателей важно найти партнеров по разделу работы с сопоставимым уровнем квалификации, но все же есть возможные преимущества, если они этого не сделают. Например, более опытный работник может обучить подающего надежды сотрудника разделить работу. Когда это происходит, работодатель может сократить время и деньги, которые обычно уходят на обучение нового сотрудника, а также выплачивать ему меньшую заработную плату, чем ветерану в течение этого времени.
Сотрудники, которые участвуют в распределении рабочих мест, распределяют свои обязанности несколькими разными способами. Они могут разделить работу поровну или разделить ее на отдельные задачи, которые лучше подходят каждому. Если в работе есть несвязанные задачи, их также можно разделить. Рабочую неделю можно разделить пополам, а смены можно чередовать, чтобы один сотрудник работал три дня в одну неделю и два дня в следующую. Сотрудники, разделяющие работу, должны иметь возможность координировать свое расписание, чтобы быть уверенным, что кто-то всегда будет на работе, когда это необходимо.
ПРЕИМУЩЕСТВА РАБОТЫ
Казалось бы, от разделения работы больше всего выигрывает сотрудник. Такой тип организации позволяет сотруднику работать неполный рабочий день, чтобы проводить больше времени со своими семьями, посещать школу или преследовать другие личные интересы. Новые матери считают, что это способ продолжить свою карьеру, не сталкиваясь со стрессом и чувством вины, которые возникают из-за того, что они помещают своего ребенка в дневной детский сад на полный рабочий день. Опытные сотрудники старшего звена, которые хотят немного сократить время, продолжая при этом карьеру, также получают выгоду от разделения работы, как и сотрудники, желающие одновременно реализовать несколько возможностей карьерного роста. Кроме того, сотрудники с разделением работы часто обнаруживают, что такой тип организации помогает им снизить стресс и выгорание, связанные с работой.
Несмотря на часто пугающий характер и возможность путаницы, разделение работы также может рассматриваться как выгодное и желательное для владельцев и менеджеров малого бизнеса. Во-первых, существует простая теория, согласно которой два или более отдельных служащих могут привнести в работу большее разнообразие способностей, чем один служащий. В некоторых случаях разделение работы может также привести к увеличению продолжительности рабочего дня и, следовательно, к повышению производительности без необходимости платить сотрудникам сверхурочные. Работодатели также могут попросить сотрудников, разделяющих рабочие места, работать больше в напряженное время, что избавляет от хлопот, связанных с наймом и обучением временных сотрудников.
КАК СОХРАНИТЬ ОБЪЕДИНЕННУЮ РАБОТУ БЕЗУПРЕЧНО
Сотрудники, выполняющие совместную работу, имеют в своем распоряжении целый арсенал ресурсов для общения друг с другом и обеспечения выполнения работы. Эти ресурсы включают электронную почту, телефонные и факсимильные сообщения, контрольные списки и ежедневные журналы.
Вероятно, в наилучших интересах владельцев малого бизнеса проводить анализ производительности сотрудников, участвующих в программе распределения работы, чтобы гарантировать, что дела идут гладко. Эти обзоры могут быть либо индивидуальной оценкой каждого работника, либо принимать форму группового обзора. Если один человек несет на себе вес команды, а другой не выполняет свою справедливую долю, руководство должно решить, является ли это просто изолированной проблемой с этой конкретной командой или программа распределения рабочих мест просто не работает. успешный для их бизнеса.
Если приближается встреча, имеющая отношение к работе, сотрудники и руководство должны решить, должны ли присутствовать оба сотрудника или только один. Часто помогает, если сотрудники, разделяющие работу, которые работают в одни и те же дни, могут перекрывать свои графики, чтобы взаимодействовать и поддерживать работу как можно более гладко.
Выгоды для сотрудников, которые участвуют в разделении работы, могут быть получены различными способами. Полные или частичные льготы могут быть предоставлены сотруднику, работающему на совместной работе, в зависимости от конкретной ситуации. О таких льготах, как страхование и пенсионные планы, легче договориться, и они часто распределяются пропорционально. Время отпуска, личные дни и дни по болезни и даже зарплата также могут быть пропорциональны количеству времени, которое каждый сотрудник проводит на работе. Как указано выше, все эти вопросы должны быть решены и согласованы всеми сторонами до того, как будет реализована программа распределения рабочих мест. Предлагается руководство или официальный контракт, чтобы убедиться, что все участники понимают эти вопросы. Обычно разделение работы приводит к небольшому увеличению затрат на пособия, в основном покрываемых установленных законом пособий, таких как социальное обеспечение и налоги на занятость. Владельцы малого бизнеса должны решить, достаточно ли предполагаемого увеличения производительности для компенсации этих затрат. Поскольку сотрудники, разделяющие работу, работают меньше часов, чем обычные сотрудники, оплата сверхурочной работы редко становится проблемой в подобных ситуациях.
БИБЛИОГРАФИЯ
Арндт, Майкл. 'Семья, которая меняется вместе' ¦ ' Деловая неделя . 17 апреля 2006 г.
Хиршман, Кэролайн. «Делитесь и делитесь одинаково: совместное использование работы может повысить производительность и помочь удержать жизненно важных сотрудников, но оно не может работать эффективно без помощи HR». HRMagazine . Сентябрь 2005 г.
«Разделение работы: один из способов удержать ценных сотрудников». Планы управления льготами . Январь 2006 г.
