С тех пор, как Рэй Крок представил McDonald's в массы, предприниматели стремились упростить и оптимизировать свои повторяемые процессы, сводя сложные бизнес-операции к легко обучаемым задачам.
Но есть опасность зайти слишком далеко. Если ваша цель - обезопасить свой бизнес от пустышек, подумайте еще раз.
По словам Рида Хастингса, основателя Netflix, неожиданным последствием упрощения вашей бизнес-модели является то, что ваши новые таланты не будут столь же успешными. Он поделился на ' Мастера масштаба «подкаст»: «Чего мы не смогли понять, так это путем фиктивной проверки всех систем, что у нас была бы система, в которой только фиктивные пользователи хотели бы работать там».
Подумайте об этом минутку.
Если внутри вашего бизнеса каждое решение определяется политикой, а не людьми, у автономных, творческих и талантливых людей не будет места, чтобы думать самостоятельно и продвигать ваш бизнес вперед.
История Netflix не исключение - всегда так происходит. Организация начинается как шустрый стартап, наивный ко всем проблемам, с которыми она неизбежно столкнется.
Затем, со временем, когда возникают эти проблемы, разрабатываются политики и процедуры, такие как бронежилеты, чтобы защитить компанию от повторения тех же ошибок. Мало-помалу закрадывается бюрократия, и если вы не будете осторожны, то можете оказаться под грудой бюрократии.
Итак, как вам сбалансировать преимущества разработки стандартных рабочих процедур, не убивая при этом прохладную атмосферу стартапа?
Как генеральный директор Trainual я видел, как тысячи компаний поступали правильно. Вот как:
Начните с меньшего количества деталей, чем вы думаете.
Говорят, лучшая камера - та, что у тебя с собой. Точно так же лучший письменный процесс - это тот, который действительно написан. За воротами не нужно много деталей.
Возможно, вы задумали создать исчерпывающий набор стандартных операционных процедур (СОП) и застряли. Вот секрет: вы, вероятно, слишком сильно над этим задумываетесь.
Когда вы начинаете, чем меньше деталей, тем лучше. Даже если вы по натуре перфекционист, ваши СОП не должны быть вашей Сикстинской капеллой. Это утомит вас и, вероятно, утомит ваших сотрудников до слез.
Если вашей команде потребуется больше деталей, они ее попросят! Такой восходящий подход к документации намного менее обременительный, и его намного легче поддерживать. Добавляйте детали с течением времени по запросу.
Документируйте свои лучшие практики, а не худшие.
История Netflix слишком распространена. Большинство политик и процедур создаются как реакция на проблему.
Если вы постоянно затыкаете дыры в корабле, у вас не будет времени на постройку лучшего корабля.
Вместо этого ваша документация должна определяться положительный представление. В каждой сфере вашего бизнеса есть кто-то, кто что-то делает правильно. Для всего есть лучшая практика.
Итак, краудсорсируйте свою документацию, давая возможность вашим лучшим сотрудникам записывать то, что работает, и делиться ею с остальной командой.
Ваши правила созданы, чтобы их нарушать.
Когда правила высечены на камне, это означает одно из двух. Либо вы диктатор и не открыты для обратной связи, либо ваша организация движется слишком медленно, чтобы адаптироваться к новым передовым методам.
Думайте о своих правилах и процедурах, как о таблице лидеров в аркадных играх. Как только кто-то придумывает лучший способ сделать что-то, он должен подняться на вершину как явный и очевидный победитель, и все должны это признать.
В Facebook одновременно работает около 10 000 различных версий платформы, потому что ее разработчики постоянно соревнуются за улучшение своих показателей. Когда новая функция или дизайн превосходит стандарт, стандарт переписывается. Ваш бизнес должен работать так же.
Вы должны курировать, когда создаете.
За годы документирования ваш бизнес будет развиваться. Некоторые процессы изменятся, а другие не будут иметь никакого отношения к делу, поэтому ваша задача - поддерживать свою коллекцию в актуальном состоянии.
Как минимум, выделите какое-то время каждый год - возможно, во время годового планирования - для просмотра ваших СОП и сокращения списка. Более крупные организации должны делать это каждые 90 дней или чаще, чтобы беспорядок не сбивал с толку бесчисленное количество новых сотрудников.
Предоставьте каждому в вашей организации право редактировать ваши процессы или, по крайней мере, предлагать изменения, когда они их проверяют, но выберите одного человека в компании, который полностью возьмет на себя ответственность за систему.
Разработка стандартных операционных процедур не должна означать фиктивную защиту вашего бизнеса. Если вы дадите своей команде возможность фиксировать их передовой опыт, побуждать их к постоянному совершенствованию и сохранять беспорядок в своем контенте свободным и ясным, вы избавите компанию от глупых ошибок, не убивая культуру.