Как тренер по лидерству, одна из главных вещей, над которыми я работаю с лидерами, - это их продуктивность. Это распространенная проблема во многих организациях, особенно в быстрорастущих компаниях. Быстрый рост бизнеса и темпы изменений заставляют многих руководителей изо всех сил оставаться организованными и сосредоточенными, что приводит к невысоким личным результатам.
Ключ к любой системе продуктивности - сосредоточиться на ценности, а не на усилиях. Руководители, которые сосредотачиваются на том, чтобы проверять как можно больше вещей из своих списков дел каждый день, не задумываясь о том, что они помещают в эти списки, сделают много, но часто не могут добиться значительных результатов. Руководители, которые думают о том, какие действия наиболее важны и имеют наибольшую отдачу, создадут долгосрочную ценность и будут исключительно успешными.
Одна из лучших привычек, которые помогут вам в этом стремлении, - разработать личный процесс еженедельного планирования. Выделив время на планирование своей недели, вы сможете определить, как лучше всего использовать свое время и энергию и организовать себя для достижения успеха. Вот как я планирую свою неделю в воскресенье вечером, чтобы с уверенностью приступить к работе в понедельник утром.
1. Проведите мысленную очистку.
Первое, что я делаю каждый раз, когда думаю о более широкой картине и пытаюсь спланировать, - это прочесываю сознание, чтобы очистить свои мысли. Этот процесс проходит через список подсказок в разных категориях, ища вещи, которые я пытаюсь запомнить, и обязательства, которые я взял (то, что ученые называют когнитивная нагрузка ), и переносит их на бумагу. Это избавляет меня от отвлекающих факторов, и я могу лучше сосредоточиться на текущей работе.
2. Рассмотрите предстоящую неделю.
Мой следующий шаг - пересмотреть расписание на предстоящую неделю. Я рекомендую использовать стратегию «Защитный календарь», которая повышает вашу продуктивность за счет разбивки расписания на большие отрезки времени с задачами, сгруппированными по важности и срочности. Это упростит организацию вашей работы и управление ею.
Если мой план плохо организован, я прошу внести изменения, чтобы высвободить постоянное время в моем календаре, чтобы сосредоточить время и оптимизировать поездки и логистику. Это также время, чтобы определить любую подготовительную работу или обзоры, которые мне нужно сделать в течение недели.
3. С нетерпением ждем трех-пяти недель.
Когда эта неделя у меня под контролем, я смотрю вперед еще на три-пять недель на все, что потребует от меня каких-либо действий в следующие семь дней. Я ищу такие вещи, как организация поездок, работа над крупными проектами и творческое развитие. Это предотвратит сюрпризы, которые могут стать помехой для меня или моей команды.
4. Поразмышляйте о прошедшей неделе.
Когда у меня появляется хорошее представление о будущем, я оглядываюсь на последние недели или две и смотрю, есть ли какие-либо открытые элементы или действия из предыдущих событий, которые я мог пропустить. Я ищу возможности написать быстрые благодарственные письма и подтвердить любые действия или планы, вытекающие из предыдущих встреч. Я также найду это время, чтобы поразмышлять о том, что прошло хорошо, а что нет, и как я могу улучшить свое расписание и планы на будущее.
5. Проверьте свои долгосрочные цели.
Затем я проверяю свои квартальные цели и ключевые результаты. Основываясь на том, где я хочу быть в конце квартала, я проверяю, где мне нужно добиться прогресса, и ставлю задачи на предстоящую неделю. Я также обращаюсь к людям, с которыми мне нужно координировать или сотрудничать, чтобы планировать время или назначать встречи.
6. Сортируйте по срочности и важности.
После того, как у меня есть задачи и напоминания, я начинаю их сортировать и систематизировать. Я сделаю заметки о сложности и размере, а затем отсортирую их по двум основным критериям. Во-первых, это срочность, и именно поэтому эта задача важна для этой недели. В принципе, если я перенесу это на следующую неделю, вызовет ли это проблемы для меня или других? Второй критерий - это влияние, то есть то, какую ценность эта задача создает для меня в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
Если я все сделал правильно, мой график будет хорошо структурирован, и у меня будет план того, как будет разворачиваться неделя. У меня будет несколько временных блоков для целенаправленной работы, сгруппирую похожие задачи, чтобы я мог оставаться в том же мышлении и свести к минимуму переключение задач.
Конечно, жизнь бывает, и в понедельник утром может случиться что-то неожиданное, и мне нужно будет все перепланировать. И это нормально.
Ценность планирования не в том, что план будет выполняться безупречно. Если этого не произойдет, вы поймете, что у вас на тарелке, каковы ваши приоритеты и как вы хотите реорганизовать вещи, чтобы оставаться в соответствии с планом.